Viete, čo je to eKasa a na čo sa treba pripraviť?
Ak podnikáte a používate elektronickú registračnú pokladňu, určite ste už zaznamenali, že nás čaká zmena. Tou je, že Ministerstvo financií pripravilo novelu zákona o ich používaní vo forme novinky s názvom eKasa. Novela nadobúda platnosť od 1. januára 2019.
Čo je eKasa? Ide o pokladňu, ktorá je pripojená na informačný systém Finančnej správy. Teda Finančná správa bude mať vždy prehľad o každej jednej operácii na online registračnej pokladnici (ORP). ORP sú elektronické registračné pokladnice (ERP), ktoré treba pripojiť na Finančnú správu, a tak sa z nich stanú ORP.
Čo sú tie najzásadnejšie zmeny ktoré musíme spraviť?
Keďže zákon je už schválený, dôležité sú pre nás dva dátumy, a to 1. apríl 2019 a 1. júl 2019.
Od 1. apríla 2019 majú všetci noví používatelia registračných pokladní možnosť používať už systém eKasa. Rovnako aj tí, ktorí už pokladne používajú môžu v rámci prechodného obdobia medzi 1. aprílom 2019 a 1. júlom 2019 používať súčasne eKasu aj elektronickú registračnú pokladňu. Od 1. júla 2019 sú povinní všetci používatelia registračných pokladní prejsť buď na virtuálne registračné pokladne (VRP) alebo na online registračné pokladne (ORP) v rámci systému eKasa.
Od 1. apríla 2019 majú všetci noví používatelia registračných pokladníc možnosť začať používať eKasu.
Od 1. júla 2019 sú už všetci po povinní používať buď virtuálnu registračnú pokladnicu alebo online registračnú pokladňu, ktoré tvoria systém eKasa.
V prechodnom období od 1. apríla 2019. do 1. júla 2019 môžu podnikatelia používať ako elektronickú registračnú pokladňu, tak i eKasa riešenia.
Nakoľko už budú všetky pokladne pripojené na systém Finančnej správy, aj kontroly z Finančnej správy budú prebiehať novou formou. Ak poznáte mystery shopping v obchodoch, kedy sa skúma kvalita obchodu za pomoci agentov bez toho, aby si to obsluha uvedomila, tak tieto kontroly budú obdobné. Finančná správa nasadí do terénu agentov „provokatérov“, ktorí počas 30 dní búdu môcť opakovane vykonávať kontroly v podobe kontrolných nákupov a až pri tej poslednej sa Vám preukážu a spíšu zápisnicu. Riskovať s nevydávaním pokladničných dokladov alebo s nesprávnymi pokladničnými dokladmi bude ešte väčšie riziko.
Čo teda robiť, aby ste prešli na systém eKasa bez problémov?
Treba spraviť pár zmien. Niečo so softvérom a niečo aj s hardvérom.
V prvom rade musíte „odstaviť“ Vašu súčasnú elektronickú registračnú pokladňu (ERP), a to nasledovne:
- Môžete odhlásiť svoju súčasnú elektronickú registračnú pokladňu za pomoci servisnej organizácie s podmienkou, že do 3 dní po stiahnutí údajov z pokladne a ich zápisu do pokladničnej knihy osobne navštívite daňový úrad a pokladňu odhlásite
- Môžete ju odhlásiť elektronicky bez návštevy daňového úradu
- Alebo si počkáte do 30. júna 2019. V tento deň automaticky zanikajú všetky DKP (daňový kód pokladnice).
Ďalším krokom je rozhodnutie, či by sa pre Vás oplatila štátna virtuálna registračná pokladnica (VRP), ktorá je zadarmo, alebo sa vydáte cestou online registračnej pokladnice (ORP). Treba zvážiť jednotlivé náklady týchto riešení ako na obstaranie, tak i na správu v dlhšom horizonte a čo ste schopní si zabezpečiť internetové pripojenie. Ak si viete zabezpečiť internetové pripojenie, tak si viete zaobstarať Virtuálnu registračnú pokladnicu. Ak si neviete zaobstarať pripojenie, tak jedinou cestou je online registračná pokladňa.
Pre virtuálnu registračnú pokladňu treba požiadať Finančnú správu o pridelenie kódu pomocou žiadosti. Na jej základe Vám Finančná správa poštou zašle kód pokladne a prístupové údaje k vášmu VRP účtu.
VRM je určená podnikateľom, ktorí nemusia mať pokladňu prepojenú so skladom alebo pre tých, ktorí pomocou pokladne uhrádzajú faktúry. Tiež je vhodná pre tých, ktorí poskytujú služby. Momentálne jediným obmedzením alebo nevýhodou tohto štátneho riešenia je, že pomocou VRP viete za daný mesiac vystaviť len 1.000 (tisíc) bločkov.
Ak Vám VRP nevyhovuje, tak sa vydáte cestou ORP, teda online registračnej pokladne. Tu musíte zvážiť, či sa Vám oplatí si upraviť súčasnú pokladňu, alebo si kúpite novú online registračnú pokladňu. Novinkou pre tento typ pokladní je prvok s názvom chránené dátové úložisko. To musí byť súčasťou všetkých online registračných pokladní. Na tomto odkaze nájdete zoznam certifikovaných zariadení z ktorých si môžete vyberať.
Treba skontrolovať, či daný pokladničný program je možné prepojiť s Vašim interným pokladničným a účtovným softvérom Vašej spoločnosti alebo prevádzky.
Určite ste boli zvyknutí, že pre účtovné účely ste používali uzávierky alebo ste mali pokladňu prepojený som skladom. Toto musíme teraz zohľadniť pri novom riešení a pri výbere chráneného dátového úložiska.
Pri online registračnej pokladnici, rovnako ako pri virtuálnej registračnej pokladnici žiadate Finančnú správu o pridelenie kódu a následne môžete sledovať, či Vám z Finančnej správy zaslali balíček pre eKasu. To môžete vo Vašej osobnej internetovej zóne v sekcii eKasa.
Ako sme zmienili vyššie, ak nie je pre vás možné zriadiť si trvalé internetové pripojenie, ste nútený používať online registračnú pokladňu. Miest na jej zriadenie je na Slovensku zatiaľ 170. Vašou povinnosťou je používať online registračnú pokladňu a minimálne raz za 30 dní odoslať všetky jej záznamy cez systém eKasa. Mimo toho môžete pracovať v režime offline. Aby ste offilne režim mohli používať, musíte o to požiadať a Finančná správa Vám k tomu vydá povolenie a doklad.
Čo však robiť, ak pripojenie máte, no nastane výpadok na strane Finančnej správy alebo dodávateľa internetu?
V tom prípade musíte používať online registračnú pokladňu v režime offline a najneskôr do 48 hodím od tohto výpadku odoslať pomocou systému eKasa Finančnej správe chýbajúce údaje.
To je v skratke asi všetko, čo musíte zabezpečiť, aby ste sa vyhli postihom a pokutám.
Nakoľko bol systém schválený nedávno a sami výrobcovia majú problém získať certifikáty, môžeme dúfať, že sa všetci stihneme prispôsobiť tejto zmene.
